• Je beheert de agenda van de Financieel Directeur en plant afspraken slim en vooruit;

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt dat vragen en verzoeken op de juiste plek landen;

• Overleggen bereid je voor, bewaakt acties, signaleert deadlines (bijv. jaarrekening, audits, HR-cycli) en notuleert waar nodig;

• Je ondersteunt HR bij de basisadministratie, zoals mutaties en personeelsdossiers;

• De andere onderdelen van Bedrijfssupport (financië­le administratie, ICT, secretariaat) kunnen op je rekenen bij (lichte) administratieve werkzaamheden, zoals het verzamelen en ordenen van documenten en het overzicht houden op lopende dossiers (financië­le administratie, HR en wet- en regelgeving);

• Bij afwezigheid van de Receptionistes (bijv. door verlof of ziekte) ben jij – samen met de andere Directiesecretaresses – roulerend de eerste vervanging bij de receptie;

• Je ondersteunt bij administratieve ICT-processen, zoals hardware-uitgifte en vergelijkbare werkzaamheden;

• Je ondersteunt projecten administratief, verzorgt correspondentie naar bijvoorbeeld omwonenden of rondom opleveringen en beheert waar nodig een projectmailbox;

• Je schakelt soepel tussen werkzaamheden, stelt prioriteiten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;

• Je werkt in een team met twee andere Directiesecretaresses en Receptionistes. Je stemt regelmatig met elkaar af en vervangt elkaar waar nodig.

Je bent zelfstandig, proactief en houdt van structuur. Je voelt feilloos aan wat prioriteit heeft en je communiceert helder met verschillende stakeholders. Vertrouwelijkheid is voor jou vanzelfsprekend.

Wat neem je mee?

• Ervaring: je hebt enkele jaren relevante werkervaring als Directiesecretaresse of als Managementassistent;

• Integriteit & vertrouwelijkheid: je gaat zorgvuldig en integer om met vertrouwelijke (personeels- en financiële) informatie;

• Organisatiekracht & nauwkeurigheid: je werkt gestructureerd, houdt overzicht en durft duidelijke prioriteiten te stellen;

• Digitale vaardigheid: je beheerst MS Office (Word, Outlook, Teams, PowerPoint, Excel) goed;

• Communicatieve vaardigheid: je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
  

Mooi meegenomen:

•  Affiniteit met HR/financiën: je vindt het leuk om HR- en/of de financiële administratie te ondersteunen; ervaring is mooi meegenomen, geen must.

• Aanpassingsvermogen: je voelt je prettig in een dynamische projectorganisatie (bijv. bouw/ontwikkeling) waar veel tegelijk speelt.

• Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een marktconform salaris, goede pensioenopbouw bij bpfBOUW en een vergoeding voor een aanvullende zorgverzekering;

• Een veelzijdige, verantwoordelijke tijdelijke functie binnen een organisatie met korte lijnen;

• Een moderne werkomgeving met flexibele werktijden en een thuiswerkregeling;

• Ruime verlofregelingen (20 vakantiedagen, 10 roostervrije dagen en 13 individuele vrije dagen per jaar).

• Telefoon en laptop;

• Fruit op kantoor;

• Een informele werksfeer met betrokken collega’s. Denk aan vrijdagmiddagborrels met snacks, taartmomenten om verjaardagen te vieren, twee keer per jaar een personeelsfeest en verschillende personeelsuitjes.